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档案馆关于接收2019届毕业生档案移交工作有关要求的通知

各二级学院学工办:

为进一步规范毕业生档案管理工作,确保毕业生离校前其档案材料收集完整和离校后准确及时安全快捷转递,现就接收2019届毕业生档案移交工作有关要求通知如下:

一、5月30日之前,各院学工办须按照本院准确的毕业生人数安排专人到档案馆领取“毕业生档案袋”。

二、各院要严格按照学校规定的毕业生档案归档范围(见档案馆网页)和《湖北文理学院毕业生档案转递流程》(见附件1),组织毕业生认真准确填写个人信息及各类相关材料,做到字迹清晰美观,统一使用黑色笔,杜绝使用“三色笔”。

三、所有应归档材料必须做到填写规范、收集完整后再行组卷装袋;各毕业班级辅导员要本着对学生高度负责的态度,逐一核实毕业生档案材料,确认准确无误后再放入已填写有毕业生姓名的专用档案袋中,具体移交情况请在附件《2019届毕业生档案移交情况说明》(见附件2)中注明,辅导员签字并加盖本院学工办印章。

四、各院要按照毕业学生专业学号顺序(是党员学生的须在备注栏注明)排列整理档案,按时向档案馆作整体移交。

五、党员毕业生组织发展材料须按照学校组织部的统一要求,单独整理封装后与其大学档案一并装入毕业生档案专用袋,再向档案馆移交。

六、为保证考研学生档案及时投递,各二级学院要以院为单位将考研学生调档函汇总统计后交档案馆。调档函上需注明档案收件人详细地址、姓名和电话,并留下考研学生姓名、班级和联系方式。

七、希望各院从做好毕业生离校工作、维护学校稳定大局出发,本着以人为本对学生一生前途负责的精神,高度重视和严肃认真地落实好此项工作,在6月4日至16日全面完成档案移交 (各二级学院如提前整理完毕可随时联系档案馆马馨老师办理移交,电话:3590742)。

湖北文理学院档案馆

2019年5月22日

附件1

湖北文理学院毕业生档案转递流程

各二级学院按照《湖北文理学院学生档案管理办法》中学生档案材料的归档范围和整理要求收集整理档案。

各二级学院到档案馆领取学生档案袋,并按照档案袋上的档案号顺序对应学生姓名装入已收集整理好的学生个人档案。

各二级学院根据学校档案馆的档案移交时间将整理好的档案附清单一式两份移交档案馆,同时安排学生配合档案馆工作人员在档案馆装入学生高中期间档案,待汇总审核后封袋盖章。

档案馆根据招就处提供的就业通知书上的报到地址将密封好的学生档案通过邮政EMS寄出。

10月上旬毕业学生可通过档案馆网站的毕业生档案查询系统查询本人的档案去向。如有异议,请及时与档案馆和EMS公司联系,EMS公司邮件查询申诉期为档案寄出日后一年内。

档案馆联系人:马老师 电话:3590742

附件:2

2019届毕业生档案移交情况说明

档案馆:

我院 届毕业生共计人,档案具体移交情况如下:

1、专业,应交档案份,实交档案份,

其中有问题档案学生名单;

2、专业,应交档案份,实交案份,

其中有问题档案学生名单。

3、专业,应交档案份,实交档案份,

其中有问题档案学生名单。

4、专业,应交档案份,实交档案份,其中

有问题档案学生名单 。

5、专业,应交档案份,实交档案份,

其中有问题档案学生名单

辅导员签字:学院学工办签章: